Town Hall Meeting menjadi hal yang umum dilakukan ketika Anda bekerja di sebuah perusahaan besar atau bekerja di startup.
Apa sebenarnya jenis meeting town hall ini? Town hall merupakan jenis meeting yang sengaja diadakan untuk memberikan update.
Meeting town hall dilakukan agar bisa memberikan update rutin serta menyelaraskan apa visi serta misi perusahaan sebenarnya. Town hall juga mempunyai sebutan lain yakni all staff meeting atau all hands meeting.
Dari nama tersebut, tentu saja kita bisa membayangkan siapa saja yang memiliki kewajiban untuk datang di dalam meeting tersebut tanpa terkecuali.
Ketika jarang bertemu dengan staff tinggi perusahaan atau CEO, di dalam meeting ini, Anda bisa dengan mudah menemukannya. Seringnya, manajer umum akan memandu meeting sehingga meeting dapat berjalan sesuai dengan agenda perusahaan.
Tentu saja dibutuhkan persiapan yang cukup kompleks ketika ingin melakukan town hall.
Persiapan yang Harus Dilakukan saat Melakukan Town Hall Meeting.
Sebelum yakin melakukan meeting dengan bentuk town hall, tentu saja ada berbagai macam persiapan yang harus dilakukan. Berikut berbagai macam persiapan tersebut.
Tentukan waktu meeting dengan tepat. Dengan begitu banyaknya jumlah peserta meeting, sudah pasti waktu serta tempat menjadi hal yang tidak boleh lupa disiapkan.
Town hall bisa dilakukan di Aula, ballroom atau tempat lainnya.
Jika ingin lebih praktis, town hall sebenarnya dapat dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi video.
Aplikasi video seperti Hangout, Zoom bisa digunakan untuk melakukan meeting yang lebih praktis. Buat agenda kegiatan yang teratur Karena begitu banyaknya peserta dari town hall, dan tentu saja banyak hal yang akan dijadikan sebagai bahan pembahasan, agenda meeting harus diatur dengan baik. Sehingga, meeting bukan hanya sebatas untuk mengetahui update dari setiap divisi, namun juga untuk mengetahui apa ada hal lain yang bisa disampaikan, seperti pencapaian anggota tim, pencapaian salah satu bagian perusahaan hingga seputar libur nasional.
Kumpulkan pertanyaan sebelum melakukan meeting Sebelum melakukan town hall meeting, usahakan sudah mengumpulkan berbagai pertanyaan terlebih dahulu.
Dengan begitu banyaknya jumlah peserta, lebih baik pertanyaan dikumpulkan. Anda dapat menyebarkan email yang berisi mengenai apa saja yang ingin ditanyakan atau dijawab ketika melakukan town hall. Anda bisa melakukan list mana saja pertanyaan yang urgent dan harus dijawab saat itu juga.
Tunjuk seorang moderator Agar meeting yang dilakukan ini berjalan dengan kondusif, Anda dapat menunjuk siapa yang menjadi pembicara serta moderator.
Jika banyak pembicara, Anda bisa menyesuaikan durasi dari town hall.
Contohnya saja jika banyak pembicara yang nantinya ada, Anda bisa mengurangi jumlah pertanyaan yang dilontarkan.
Seberapa Penting Melakukan Meeting Ini
Banyak yang mengira jika melakukan town hall adalah hal yang tidak begitu penting. Padahal, town hall merupakan kegiatan meeting yang sangat penting. Bahkan harus diadakan dalam minimal sebulan sekali.
Ada juga perusahaan yang melakukan kegiatan meeting ini 2 minggu sekali atau 1 minggu sekali. Meeting jenis ini menjadi sebuah wadah dan rutinitas agar bisa menyampaikan berbagai macam hal baru yang berkaitan dengan perusahaan.
Dengan melakukan town hall, setiap bagian perusahaan bisa melakukan update. Di dalam sebuah perusahaan ada berbagai macam divisi di dalamnya.
Contohnya Anda bekerja di bagian IT, mungkin Anda akan berhubungan dengan tim desain saja. Lantas, bagaimana dengan divisi yang lainnya?
Di dalam town hall ini, semua dapat menyampaikan update yang mungkin sangat penting untuk perusahaan.
Selain dapat menyampaikan update, town hall ini juga sangat penting karena karyawan menjadi semakin bersemangat. Dengan bisa melakukan update dari setiap bagian, dan ada divisi yang berhasil melampaui targetnya, pasti mereka akan menjadi semakin bersemangat untuk bekerja.
Bukan hanya itu, town hall juga bisa memberi kesempatan agar dapat menyampaikan pendapat. Seperti yang diketahui, saat town hall dilakukan terdapat sesi QnA di dalamnya.
Sesi ini membuat semua karyawan bisa menyampaikan pendapatnya dengan baik, bahkan diketahui atau di notice secara langsung oleh CEO
